Om rollen

Rollen som Receptionist & Customer Experience Coordinator är bred och kombinerar kvalitetsansvar, operativt receptionsarbete och administrativt stöd. Du blir en nyckelperson i att säkerställa en hög och enhetlig kundupplevelse på våra kliniker, samtidigt som du är en aktiv del av den dagliga verksamheten.

Kvalitet, uppföljning och utveckling (ca 30 %)

Du ansvarar för att säkerställa en hög, jämn och professionell standard på samtliga kliniker. Genom planerade besök och regelbundna kvalitetsronder följer du upp att struktur, arbetssätt och helhetsintryck håller önskad nivå – oavsett geografisk plats.

Du identifierar avvikelser och förbättringsområden samt initierar och driver åtgärder till genomförande i dialog med Office Manager.

Du säkerställer att våra lokaler i Stockholm, Göteborg och Malmö håller hög standard vad gäller renlighet, ordning och professionalism.

Du följer upp underhållsbehov och koordinerar mindre åtgärder.

Du säkerställer att rätt material och förbrukningsvaror finns på plats.

Du arbetar proaktivt för att förebygga brister i miljö, utrustning och flöden.

En del av rollen innebär även att tillsammans med Office Manager:

• Utveckla och förbättra kundresan i receptionen

• Bidra till en enhetlig och professionell kundupplevelse

• Ta fram och implementera rutiner, checklistor och kvalitetsstandarder

• Skapa enklare uppföljningsunderlag för strukturerad kvalitetsuppföljning

Operativt arbete i reception (ca 50 %)

Du är en aktiv del av den dagliga driften och arbetar enligt schema i receptionen. Du:

• Hanterar bokningar, ombokningar och kundärenden

• Arbetar aktivt med att fylla bokningsluckor och optimera beläggning

• Säkerställer professionell kommunikation och snabb återkoppling via telefon och mail

• Agerar förebild i bemötande, energi och affärsmässighet

• Arbetar aktivt med merförsäljning i kundkontakt

• Hanterar interna serviceärenden

Administration (ca 20 %)

Du fungerar som first line IT-support i enklare ärenden, exempelvis:

• Support kring telefoner, iPads, datorer och enklare utrustning

• Hantering av passersystem och nyckelbrickor

Rollen innefattar även administrativa uppgifter kopplade till den dagliga driften, exempelvis:

• Hantering av kvitton och underlag samt hantering av telefonabonnemang

För den här rollen ser vi att du har:

• Erfarenhet från serviceverksamhet med höga krav på kundupplevelse (exempelvis från klinik, hotell, retail eller liknande)

• Förmåga att arbeta strukturerat med kvalitet, rutiner och uppföljning

• Erfarenhet av att driva åtgärder till genomförande

• God administrativ förmåga och vana att arbeta i digitala system

• Förståelse för hur kundupplevelse, struktur och affär hänger ihop

• Vana att arbeta självständigt med stort eget ansvar

• Flytande kunskap i svenska och engelska både i tal och skrift

• Möjlighet att resa mellan våra kliniker i Stockholm, Göteborg och Malmö vid behov, även om det operativa receptionsarbetet huvudsakligen är förlagt till Stockholm.